Esaminiamo i vantaggi e gli svantaggi dell’utilizzo del metodo dei fogli di calcolo per archiviare le tue liste di potenziali clienti B2B.

Vantaggi	Svantaggi
Risparmio di tempo grazie all’automazione delle operazioni di routine tramite l’utilizzo di formule.	Funzionalità limitate rispetto al sistema CRM, che rendono i fogli di calcolo solo una soluzione temporanea.
Mantenimento delle liste di potenziali clienti B2B in modo ordinato e pulito grazie all’uso di funzionalità e funzioni come ‘Pulizia dati’, ‘Caselle di controllo’, ‘Menu a tendina’ e altre.	Lavorare con database molto grandi su Google Sheets è quasi impossibile poiché richiede tempi di elaborazione e caricamento più lunghi. Excel può gestire solo grandi quantità di informazioni offline.
Ordinare e filtrare facilmente i dati in ordine alfabetico, per colore, condizione o valori personalizzati.
Miglioramento della formattazione e della gestione dei potenziali clienti B2B attraverso estensioni e componenti aggiuntivi.
Lavoro in uno spazio condiviso, grazie all’accesso condiviso in Google Sheets, che consente a diversi dipendenti di visualizzare, commentare ed editare le liste.
Inizio gratuito e semplice.

Se decidi di procedere con Google Sheets o Excel, prendi in considerazione questi consigli pratici dai nostri ricercatori su come creare e gestire una lista di potenziali clienti B2B.

Suggerimenti per mantenere organizzata la lista dei potenziali clienti B2B nei fogli di calcolo

Una volta creato un nuovo documento, ecco i passaggi successivi:

Identifica i dati di base. Questi possono includere la dimensione dell’azienda, la posizione, il nome del potenziale cliente, il titolo di lavoro e altre informazioni rilevanti per i tuoi criteri ICP. Puoi creare il tuo modello o utilizzare un modello predefinito e aggiungere parametri personalizzati.
Verifica sempre la presenza di duplicati. Aggiungi una colonna per controllare le voci duplicate o corrispondenze con la tua lista “non contattare”. Automatizza le ricerche utilizzando la funzione VLOOKUP.
Utilizza formule aggiuntive. A seconda delle tue esigenze, potresti dover utilizzare altre funzioni per manipolare o analizzare i dati dei potenziali clienti B2B. Ad esempio, i nostri ricercatori di potenziali clienti B2B utilizzano le seguenti formule: CONCATENATE, COUNT, COUNTIF, AVERAGE, AVERAGEIF e altre per calcolare metriche, filtrare e ordinare i dati, eseguire formattazione condizionale e generare report.
Sfrutta il potere di componenti aggiuntivi ed estensioni. Sono utili sia per la formattazione (come ChangeCase) che per l’automazione (come Email Verification).
Aggiungi menu a tendina per il monitoraggio dello stato. Per ottenere visibilità su cosa sta accadendo con i tuoi potenziali clienti B2B, assegna stati personalizzati a ciascuno di essi. In questo modo puoi filtrare tra quelli che devi qualificare, seguire o inviare un accordo.
Stabilisci linee guida di formattazione. Ciò ti aiuterà a mantenere coerente l’aspetto di tutte le tue liste di potenziali clienti B2B e ti farà risparmiare molto tempo durante la ricerca di informazioni specifiche.
Utilizza la pulizia dati integrata. Opzioni come ‘Elimina spazi vuoti’ possono essere estremamente utili prima di inviare email ai tuoi potenziali clienti B2B, poiché rimuovono spazi extra dalle celle o dall’intervallo selezionato.

📚 Suggerimento di Acquisizione Clienti: Se stai lavorando in Excel, ricorda di salvare regolarmente il tuo foglio di calcolo. Per Google Sheets, effettua backup per evitare la perdita di dati e rivedi periodicamente le autorizzazioni per prevenire accessi non autorizzati e scaricamenti.

Sistema CRM

Sebbene i fogli di calcolo possano essere una buona opzione iniziale, la scalabilità è molto più semplice con un sistema CRM. Nel caso di Acquisizione Clienti, abbiamo fatto la transizione a HubSpot, che ha ottimizzato i nostri processi di vendita e ci ha aiutato a capire come organizzare le attività di vendita, inclusa la gestione dei potenziali clienti B2B.

Abbiamo un processo di follow-up estremamente sistematizzato che mantiene organizzato il nostro pipeline. Il nostro principale standard è assicurarci che ogni singola trattativa attiva nel nostro pipeline abbia un compito programmato per un futuro follow-up. Quindi, in base alle informazioni apprese dal Sales Executive (SE) durante la fase di scoperta delle vendite riguardo al cronoprogramma del potenziale cliente, possiamo essere certi di effettuare rapidamente il follow-up e che nessuna trattativa sfugga di mano. Questo ci permette di rimanere in contatto con i potenziali clienti B2B e far progredire le trattative attraverso le nostre fasi di vendita.

Arnold Koci CEO & Co-Founder.

📚 Nota: Anche i potenziali clienti B2B qualificati possono sfuggire per molteplici motivi. Per ridurre al minimo questo effetto negativo, impara come costruire un funnel di vendita B2B che converta.

Vantaggi e svantaggi dell’utilizzo di HubSpot per la gestione dei potenziali clienti B2B

Rispetto ai fogli di calcolo, i sistemi CRM sono più facili da utilizzare e scalare. Esaminiamo le funzionalità di HubSpot dalle quali potresti trarre vantaggio per organizzare i tuoi potenziali clienti B2B aziendali.

Vantaggi	Svantaggi
Ottenere una elevata visibilità del pipeline con una chiara visualizzazione a tavola senza fronzoli. È possibile visualizzare ogni opportunità aperta nel proprio pipeline in base alla fase in cui si trovano.	La curva di apprendimento potrebbe essere più lunga rispetto al caso di Google Sheets, poiché HubSpot ha molteplici funzionalità con cui familiarizzare.
Coinvolgere i potenziali clienti B2B in modo tempestivo grazie a compiti e promemoria.	La versione gratuita dispone solo di un numero limitato di filtri disponibili.
Ordinare facilmente per categorie e valori, come fasi, priorità, data, attività, sottomissioni di form, eventi comportamentali, visualizzazioni di pagine e altri criteri.
Creare modelli di messaggi e aggiungere i tuoi contatti alle sequenze di email.
Coprire ciascun potenziale cliente nel proprio pipeline configurando flussi di lavoro automatici.
Monitorare analisi avanzate con report personalizzati e dashboard.
Creare previsioni basate sui registri di attività precedenti.

E ora procediamo con alcuni consigli pratici dai nostri executive di vendita su come organizzare i potenziali clienti B2B in HubSpot.

Suggerimenti su come sistematizzare i potenziali clienti B2B in HubSpot CRM

Per aiutarti a ottenere il pieno controllo del tuo pipeline in HubSpot, ecco alcuni trucchi dai nostri venditori:

Sistematizza i tuoi potenziali clienti B2B utilizzando un insieme predefinito di criteri. Per eliminare l’incertezza dalla gestione dei potenziali clienti B2B, utilizza gli stessi parametri per identificarli. Conoscendo questi criteri, sarai in grado di trovare le informazioni necessarie molto più rapidamente.
Sfrutta il potere delle liste attive. Queste liste di potenziali clienti B2B si aggiornano automaticamente quando i potenziali clienti B2B soddisfano determinati criteri specificati o raggiungono un certo punteggio HubSpot.
Crea filtri personalizzati. Salvali per velocizzare le future ricerche.
Avvia flussi di lavoro automatizzati. Questa è una delle funzionalità più amate dal nostro team di vendita poiché aiuta a eseguire determinati compiti senza il loro coinvolgimento diretto. Ad esempio, puoi configurare trigger per attivare sequenze di follow-up in base a eventi predeterminati, comportamenti, date e così via.
Ordina i potenziali clienti B2B per priorità e fase di trattativa. Questo approccio ti aiuta a comprendere la qualità delle tue opportunità in ciascuna fase e a allocare di conseguenza i tuoi sforzi.

Brian Hicks sottolinea che la categorizzazione dei potenziali clienti B2B per priorità non solo migliora il focus del team di vendita, ma li allinea anche con un team BDR:

Utilizziamo la categoria ‘priorità’ oltre a specifiche fasi della trattativa che ci indicano la qualità delle trattative. Se la conversazione va estremamente bene, il potenziale cliente è perfettamente adatto, ha un cronoprogramma definito, stai parlando con il decision maker e il loro budget è allineato, allora puoi contrassegnare questa trattativa come ad alta priorità. Quindi, quando guardi il tuo pipeline, puoi vedere la prioritizzazione in un solo sguardo, sapendo il livello per ogni opportunità.

Questo aiuta anche i tuoi BDR a conoscere il potenziale di ogni appuntamento che stanno prenotando con il team di vendita. Puoi monitorare tutte le trattative per vedere le correlazioni tra la priorità e le trattative concluse con successo per garantire l’allineamento.”

📚 Suggerimento di Acquisizione Clienti: Aggiorna i record dopo ogni punto di contatto e imposta sempre un compito e un promemoria per il prossimo passo.

Come categorizzare i potenziali clienti B2B

Non esiste un approccio universale o il miglior modo di organizzare i potenziali clienti B2B, poiché dipende dai processi di ciascuna azienda. Puoi utilizzare vari parametri per sistematizzare e categorizzare i tuoi contatti e tener traccia di tutte le interazioni con essi. Ecco alcuni criteri generali che puoi personalizzare in base alle tue specifiche esigenze aziendali.

Dati personali

Per accelerare la qualificazione dei potenziali clienti B2B e potenziare un tocco personale nelle future comunicazioni, raccogli i dettagli di contatto di base:

Nome
Cognome
Indirizzo email aziendale
Profilo LinkedIn

Opzionalmente, puoi anche raccogliere il loro numero di telefono se prevedi di chiamarli.

Informazioni legate al lavoro

Il passo successivo per organizzare i potenziali clienti B2B è raccogliere il maggior numero possibile di informazioni professionali su di loro. Per cominciare, puoi cercare:

Titolo di lavoro
Durata del lavoro attuale
Dimensione dell’azienda (numero di dipendenti)
Località (paese/stato/città)

Settore in cui operano

📚 Nota: Come parte dei nostri servizi di qualificazione dei potenziali clienti B2B, possiamo anche analizzare i dati tecnografici dei tuoi potenziali clienti B2B, così come quelli dei loro concorrenti.

La fonte da cui provengono

Categorizza i tuoi potenziali clienti B2B in base alle modalità con cui ti hanno scoperto. Hanno compilato un modulo di contatto sul tuo sito web, partecipato a un webinar, scaricato i tuoi materiali di marketing o sottoscritto una newsletter?

Ecco alcune idee su come etichettare i tuoi potenziali clienti B2B in base ai canali di comunicazione:

Sito web
Social media
Campagne pubblicitarie, suddivise per piattaforme
Marketing via email
Riferimenti
Eventi e fiere
Marketing dei contenuti
Contatto diretto
Partnership o affiliazioni
Canali offline (come stampa, radio, TV, pubblicità esterna, ecc.)

Fase del funnel in cui si trovano

Per guidare efficacemente i tuoi potenziali clienti B2B lungo il funnel, è necessario sapere in quale fase si trovano in un determinato momento: MQL, SQL o opportunità. Ti aiuterà anche a fare previsioni sulle vendite conoscendo la conversione media tra le fasi e adattando le tue attività in caso di diminuzione. Dai un’occhiata alle medie tassi di conversione in diverse industrie:

Settore	Visitatore del sito web a potenziale cliente	Potenziale cliente a MQL	MQL a SQL	SQL a opportunità	Opportunità a chiuso con successo
Automobilistico	1.9%	37%	39%	44%	36%
Istruzione	1.4%	46%	35%	39%	40%
Finanza	1.7%	38%	42%	48%	39%
Sanità	1.8%	48%	43%	41%	35%
Assicurazioni	1.6%	40%	28%	41%	37%
Marketing	1.4%	39%	35%	40%	37%
Farmaceutico	2.3%	47%	46%	41%	39%
Vendita al dettaglio	2.1%	41%	36%	45%	39%
Sicurezza	1.6%	44%	38%	40%	39%
Telecomunicazioni	0.90%	46%	35%	41%	36%

Preparazione dell’acquirente

Per identificare i potenziali clienti B2B che hanno una maggiore probabilità di conversione e potrebbero richiedere maggiore attenzione, esamina ciascuno di essi e assegnagli un punteggio in base ai tuoi parametri di qualificazione. Esistono diverse approcci di punteggio dei potenziali clienti B2B che possono ispirarti, ma ti suggeriamo di iniziare con il minimo:

Dati demografici
Dati firmografici
Livello di coinvolgimento con i tuoi messaggi, contenuti, ecc.

📚 Suggerimento di Acquisizione Clienti: Puoi anche assegnare un punteggio ai tuoi potenziali clienti B2B in base all’autorità decisionale.

Dimensione stimata della trattativa

Un modo per prevedere le future vendite è attraverso il ricavo del pipeline ponderato. In parole semplici, è la somma dei ricavi previsti da tutte le fasi del ciclo di vita del potenziale cliente, basata sulle probabilità di farli avanzare nel funnel.

Per calcolare il ricavo previsto per ciascuna trattativa, utilizza questa formula:

Ricavo previsto = Dimensione della trattativa x Tasso di conversione degli ultimi 3 mesi

Immagina di avere 5 fasi nel tuo pipeline con diversi potenziali clienti B2B in ciascuna fase (non consideriamo le opportunità già vinte o perse):

Fase del funnel di vendita	Dimensione della trattativa
Chiamata di scoperta	$80,000
Prova	$250,000
Offerta inviata	$200,000
Chiuso con successo	–
Opportunità persa	–

Nel trimestre precedente, le tue conversioni da una fase all’altra sono state le seguenti:

Dalla chiamata di scoperta alla prova	Dalla prova all’offerta	Dall’offerta a chiuso con successo
25%	55%	85%

Quindi il ricavo previsto per ciascuna fase sarebbe il seguente:

Ricavo previsto (Chiamata di scoperta) = $80.000 x 25% = $20.000

Ricavo previsto (Prova) = $250.000 x 55% = $137.500

Ricavo previsto (Offerta inviata) = $200.000 x 85% = $170.000

In base a questi dati, puoi calcolare il ricavo ponderato:

Ricavo ponderato = $20.000 + $137.500 + $170.000 = $327.500

Registro delle attività

Infine, puoi ordinare e organizzare i tuoi potenziali clienti B2B in base alla cronologia delle interazioni, come la data del primo contatto, lo stato attuale, il prossimo follow-up, e così via.

📚 Suggerimento di Acquisizione Clienti: Assicurati che le informazioni di contatto che archivi rispettino le normative e le politiche pertinenti sulla protezione dei dati.

Per riassumere

la scelta su come organizzare i tuoi potenziali clienti B2B è una questione di budget, convenienza e gusto. Ecco alcune considerazioni da tenere presente:

Le tabelle sono gratuite, le più facili da iniziare ma difficili da scalare. I sistemi CRM offrono piani gratuiti per la gestione dei potenziali clienti B2B ma con funzionalità limitate.
Non esiste una soluzione universale: devi capire di quali parametri di gestione dei potenziali clienti B2B hai bisogno.
Crea modelli di criteri da utilizzare per tutti i futuri elenchi di potenziali clienti B2B.

Aggiorna sempre i record dopo ogni interazione per non perdere neanche un’opportunità.

Desideri un flusso regolare di opportunità nel tuo pipeline? Contatta il nostro team per ottenere un sistema di gestione dei potenziali clienti B2B ben strutturato che aumenta il fatturato.

Come organizzare i potenziali clienti B2B in un sistema ben strutturato 2024

I modi più comuni per archiviare le tue liste di potenziali clienti B2B

Google Sheets o Microsoft Excel